Privacyverklaring

Privacyverklaring Cultuurregio Pajottenland & Zennevallei

1. Doel van deze privacyverklaring

1.1 Cultuurregio Pajottenland & Zennevallei (hierna Cultuurregio PZ) verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar missie binnen de werking van Cultuurregio PZ. Dit is een samenwerkingsverband tussen enerzijds de gemeenten binnen de regio van het Pajottenland en de Zennevallei, en anderzijds Erfgoedcel PZ, IOED PZ en Regiobibliotheek Pajottenland & Zennevallei.  

De cultuurregio werkt samen met lokale erfgoedwerkers, gemeenten en besturen om zo veel mogelijk regiobewoners warm te maken voor het lokale cultureel en onroerend erfgoed. Onze werking is erop gericht dit kostbare erfgoed op verschillende manieren te promoten, te bewaren en door te geven aan zij die na ons komen. 

1.2 Onze website www.erfgoedcelpz.be speelt een centrale rol bij de uitvoering van deze missie. De dienstverlening van deze website impliceert echter ook dat wij enkele persoonsgegevens verwerken. Hierbij dragen we uw privacy hoog in het vaandel. We garanderen een gepaste bescherming van uw gegevens volgens de nieuwe voorschriften van de nieuwe Europese privacywetgeving (kortweg AVG of GDPR), die van kracht is sinds 25 mei 2018. 

1.3 We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en springen zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring willen we u helder en transparant informeren over welke gegevens we verzamelen, waarom we ze verzamelen, of deze gegevens met derden gedeeld worden, hoelang we de gegevens bewaren en over welke rechten u beschikt. Als u niet akkoord gaat met de onderstaande bepalingen, verzoeken wij u vriendelijk om geen gebruik te maken van de website en ons te contacteren via info@erfgoedcelpz.be om uw bezorgdheden te bespreken. 

1.4 Deze privacyverklaring wil een beknopt en overzichtelijk beeld vormen van ons privacybeleid. Indien u vragen heeft of meer informatie wenst bij een van onderstaande punten kan u steeds op aanvraag ons privacybeleid raadplegen. Gelieve u zich hiervoor tot ons te wenden via info@erfgoedcelpz.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom? 

2.1   De vorming van een (kennis)netwerk van organisaties. Als brugfiguur heeft Cultuurregio PZ een doorverwijsfunctie. Door het verzamelen van contactgegevens kunnen we u op uw vraag en met uw uitdrukkelijke goedkeuring in contact brengen met gepaste organisaties of personen. Ook dit gebeurt via persoonlijke correspondentie en niet via deze website. 

2.2    Het beheer van onze website www.erfgoedcelpz.be. Bij algemeen gebruik van onze website houden wij een beperkt aantal bezoekersdata bij (IP-adres). Concreet schakelen we voor de gebruiksanalyse van onze website Google Analytics in. Google Analytics levert ons aan de hand van cookies belangrijke statistieken over aantallen bezoekers, bezochte pagina’s en verkeersbronnen. Met deze info optimaliseren we de dienstverlening van onze website. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Hiervoor verwijzen we naar de privacyverklaring van google. Je kan het gebruik van cookies weigeren door in uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Door gebruik te maken van deze website geeft u de toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor beschreven. 

De door de cookies gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van je IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. 

Indien u meer wenst te weten over het beheer van onze website en over ons cookiebeleid kan u ons privacybeleid raadplegen (1.2. Beheer van onze website). 

2.2   Het versturen van onze nieuwsbrieven. Bij inschrijving op één van onze nieuwsbrieven vragen wij een beperkt aantal persoonsgegevens op, namelijk: naam, voornaam en e-mailadres. 

2.3   De organisatie van activiteiten of evenementen. Bij inschrijving voor activiteiten of evenementen op ons initiatief, met onze steun of in samenwerking met partnerorganisaties. Hiervoor vragen wij de volgende persoonsgegevens: organisatie, naam, voornaam, e-mailadres en telefoonnummer. 

2.4   Het uitlenen van materiaal. Bij het reserveren van materiaal (bv. expo’s en logistiek materiaal) vragen wij een beperkt aantal persoonsgegevens op: organisatie, naam, voornaam, e-mailadres en telefoonnummer. 

2.5   De verkoop van publicaties. Bij het bestellen van publicaties vragen wij de volgende persoonsgegevens op: naam, voornaam, volledig adres en e-mailadres.

2.6   De inhoudelijke projectwerking. Cultuurregio PZ verzamelt en bewaart persoonsgegevens bij het uitwerken van erfgoedpublieksprojecten. Voor een goede communicatie binnen het project worden e-mail en telefoongegevens van al de betrokkenen opgevraagd. 

2.7   De behandeling van subsidieaanvragen. In beperkte mate biedt Cultuurregio PZ ook financiële ondersteuning in het kader van thematische trajecten via impulsbedragen. Om deze aanvragen op een correcte manier te behandelen en u hierover te contacteren, vragen wij dan ook uw persoonsgegevens. Dit gebeurt via persoonlijke correspondentie en dus niet via deze website. 

3. Hoe verwerken we uw persoonsgegevens? 

3.1 Wij nemen alle technische en organisatorische maatregelen om de verwerking van uw gegevens veilig te laten verlopen en wij eisen van derden die uw persoonsgegevens voor ons behandelen of verwerken dat zij hetzelfde doen. Servers en apparaten van onze medewerkers zijn uitgerust met beveiligingssoftware en zijn beveiligd met een wachtwoord. De toegang tot uw persoonsgegevens is beperkt tot die medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun functie uit te oefenen. Deze medewerkers zijn verplicht om discreet om te gaan met de gegevens.

3.2 Er wordt een back-up gemaakt van de persoonsgegevens om die te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

3.3 We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. De gegevens worden bewaard zolang als nodig is om onze dienstverlening te kunnen aanbieden, omdat we er een belang bij hebben of om onze wettelijke verplichtingen na te komen.

Indien u meer wenst te weten over de bewaring van persoonsgegevens kan u ons privacybeleid raadplegen (op aanvraag). 

4. Geven we uw persoonsgegevens door aan derde partijen? 

4.1 De gegevens die u ons bezorgt, worden in eerste plaats door onszelf gebruikt. Deze gegevens worden niet getoond op onze websites of andere communicatiekanalen.

4.2 We kunnen uw gegevens delen met derden, maar doen dit enkel om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting of als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de hierboven beschreven doeleinden. Zo laten we bijvoorbeeld de lesgever van een vormingsmoment vooraf weten wie de deelnemers zijn, zodat deze zich specifiek kan voorbereiden op uw vormingsnoden.

4.3 Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om eenzelfde niveau van beveiliging te garanderen en de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te bewaken. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen. In andere gevallen vragen we u steeds om nadrukkelijke toestemming om gegevens te delen.

4.5 Voor de website werken wij samen met een onderaannemer/hosting provider. Deze is gevestigd binnen de EU, is er contractueel toe verbonden het privacybeleid van Cultuurregio  PZ strikt te respecteren en handelt bovendien enkel op instructie van Cultuurregio PZ.

4.6 Voor het versturen van nieuwsbrieven maken wij gebruik van Reiko, een dienst van Statik met basis in Leuven. Dat betekent dat Reiko als verwerker mee in onze dienstverlening ingeschakeld is. Door in te schrijven op onze nieuwsbrieven gaat u akkoord met de privacyverklaring van Reiko, wij raden u dan ook aan om deze ook na te lezen.

5. Uw gegevens bekijken, aanpassen of verwijderen? 

5.1 U heeft het recht om de persoonsgegevens die we van u bewaren in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen.

5.2 Daarnaast heeft u het recht om bezwaar in te dienen tegen de verwerking van uw gegevens en heeft u recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een andere door u genoemde instantie te sturen.

5.3 De toestemming die u ons gaf om uw gegevens te verwerken kan u ook steeds intrekken. Zo kan u bijvoorbeeld steeds eenvoudig uitschrijven voor nieuwsbrieven en digitale uitnodigingen via de bijgevoegde link.

5.4 U kan een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@erfgoedcelpz.be. Let op: om uw vraag te kunnen beantwoorden hebben we een kopie of scan van u identiteitskaart nodig om na te gaan of u de betrokkene in kwestie bent, dan wel de ouder of de voogd van de betrokken minderjarige. Van zodra uw verzoek succesvol is afgerond, wordt deze kopie of scan vernietigd.

6. Foto- en beeldmateriaal 

6.1 Tijdens onze activiteiten maken wij foto's en filmpjes. Dit gebeurt veelal door medewerkers van Cultuurregio PZ zelf, in een zeldzaam geval maken we gebruik van een externe fotograaf. Deze foto’s en filmpjes gebruiken wij voor communicatie- en promotionele doeleinden: om activiteiten aan te kondigen, verslag uit te brengen of ter promotie van onze werking. Deze beelden kunnen verschijnen  op onze website www.erfgoedcelpz.be, de verschillende sociale media van Cultuurregio PZ en eventueel drukwerk.

6.2 Wenst u niet gefotografeerd of gefilmd te worden, kan u op het moment zelf de organisator of de fotograaf in kwestie hierop attent maken.  Let op: wij zijn niet aansprakelijk voor foto’s of filmpjes die gemaakt worden op onze evenementen door derden die niet in onze opdracht opereren.

6.3 U kan u ook kosteloos verzetten tegen de publicatie van beeldmateriaal waarop u ongewenst in beeld komt. Wenst u een bepaalde publicatie ongedaan te maken, dan volstaat het om uw vraag per e-mail te richten aan info@erfgoedcelpz.be. Vergeet niet te vermelden om welke foto/filmpje het gaat en waar u de foto/het filmpje zag. Let op: wij zullen het beeldmateriaal van al onze kanalen verwijderen, maar kunnen geenszins garanderen dat het beeldmateriaal niet verder zal circuleren via andere kanalen.

Indien u meer wenst te weten over ons fotobeleid kan u het privacybeleid raadplegen (op aanvraag).

7. Vragen of klachten? 

7.1 Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen we u hierover direct contact op te nemen met Cultuurregio PZ via de contactgegevens vermeld onder punt 9.

7.2 Daarnaast heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

7.3 Voor meer informatie over de GDPR kan u terecht via info@erfgoedcelpz.be.

8. Wijzigingen?

8.1 Cultuurregio PZ kan deze privacyverklaring op ieder ogenblik aanpassen. Eventuele wijzigingen zullen wij steeds aankondigen via een nieuwsbericht op onze website.

8.2 Deze privacyverklaring werd het laatst gewijzigd en herzien op 05/10/2018.

9. Contactgegevens

Cultuurregio Pajottenland & Zennevallei
JC Het Castelhof
Molenstraat 102
1700 Dilbeek
T. 02 451 69 47
info@erfgoedcelpz.be